Alkalmazási lehetőségek:
- Egy nagy portál ami több site-ot tartalmaz (a site-ok kölönféle URL-eken keresztül érhetőek ek, intranet site-ok, stb.)
- Egyetlen site
- Egységes információkezelési és tárolási rendszer.
A SN munkaterületek a vállalati folyamatoknak megfelelő szervezési egységek. Egy megosztott munkaterületet biztosítanak a dokumentumok, feladatok, kapcsolati adatok, vagy bármilyen más információk számára.
Felhasználási lehetőségek (példák):
- Projectek koordinációja: dokumentumok, megosztott naptárak, feladatok, stb.
- Sales szervezés: határidők, sablonok
- Közösségek szervezése: információk megosztása a cégen belül
- A portál oldalai portletekből épülnek fel, ezek kicsi, önmagukban is működőképes alkalmazások, amelyek egy-egy specifikus feladatot látnak el (pl. a megosztott naptár). A rendszer tetszés szerint bővíthető új portletekkel, amelyek megjeleníthetnek bármilyen forrásból származó információt (web service, RSS feed, Internet, intranet). Az információ forrása legtöbbször a Sense/Net tartalomkezelő (Sense/Net Content Repository, SNCR) ami a SN6.0 mögött dolgozó adattároló réteg.
- A portletek a SNCR-ben található adatokkal dolgoznak, ahhoz hasonlóan, ahogy például a MS Word dolgozik a gép winchesterén található .doc file-okkal. Az egész rendszer működése erre az analógiár épül. Ha látsz egy cikket egy oldalon, akkor a portlet ami a cikket megjelenítette a cikk tartalmát a SNCR-ből töltötte be. Valójában a SN6.0-ban minden tartalom: a munkaterületek, a dokumentumok, a könvtárak, képek, felhasználók, felhasználói csoportok, oldalak, stb.
A fent analódia mintájára, egy speciális alkalmazást, a Content Explorer használható a tartalmak közötti keresésre és a tartalmak módosítására. A CE működése és megjelenése a Windows Exploreréhez hasonló. A tartalmak nagy része a CE-en belül szerkeszthető, módosítható. A CE segítségével használhatjuk a verziókövetést ami a SNCR egyik alapszolgáltatása.
Az átlagos felhasználó soha nem kerül kapcsolatba a CE-rel, mivel ők a portleteken keresztül kerülnek kapcsolatba a tartalmakkal, de az IT szakemberek számára nélkülözhetetlen segédeszköz.
Vállalati portál
A vállalati portál egy platform, amelyre alkalmazásokat és szolgáltatásokat építhetünk, amelyek megkönnyítik és elősegítik a csoportmunkát és az információmegosztást, és segítenek a döntéshozatali folyamatban. Ez egy egységes infrastruktúra, amelynek segítségével összegyűjthetjük a különféle üzleti alkalmazások kimeneteiként kapott eredményeket, majd megjeleníthetjük egy felhasználóbarát vékony kliens segítségével.
Előnyök:
A keresett információ gyorsan megtalálható. Egységes tárolási struktúra, egyszerű navigáció, könnyen kezelhető, gyors keresés.
Megkönnyíti az együttműködést a cég egymástól földrajzilag távol eső részei között.
Intranet szabványok hiányában az egyes részlegek által bevezetett megoldások használata jelentősen eltérhet. Az egész cég által használt vállalati portál egységes, központilag karbantartható és alkalmas a különféle adatforrásokból származó információk mindenki számára azonos módon használható megjelenítésére.
Használat:
Egy vállalat üzleti folyamatainak sok résztvevője van, az ő együttműködésük szükséges ahhoz, hogy az folyamat elérje a célját. A résztvevők lehetnek alkalmazottak, IT dolgozók, managerek vagy külső résztvevők, mint például a vásárlók, üzletfelek, beszállítók, stb. A folyamatok sikeréhez biztosítani kell, hogy a résztvevők mindegyike hozzáférhessen ahhoz az információhoz, amelyre szüksége van a munkája elvégzéséhez, és ő maga is hozzáférhetővé tegye mindazt, amire a többieknek szükségük van. Emellett fontos, hogy a vállalaton belül követhető és szabályozható legyen az adatok áramlása és hozzáférhetősége, valamit kizárhassuk azt, hogy illetéktelenek férjenek hozzá bizalmas információkhoz.
ECMS (Vállalati tartalomkezelő)
Lehetővé teszi a tartalmak létrehozását és megosztását. A tartalmak biztonságos, szabályozott módon teszi lehetővé az adatok megosztását a vállalaton belül és kívül.
Ennek hiányában a következő problémák léphetnek fel:
- Nagy mennyiségű és/vagy méretű dokumentum (PDF, Word, Excel) amelyekkel naponta dolgozni kell.
- Elavult tartalmak jelennek meg fontos helyeken.
- Gyakori probléma a túl bonyolult kialakítású, nehezen navigálható portál (általában a látogatók panaszkodnak).
- Új tartalom hozzáadásakor problémák a széteső felhasználói felülettel és az oldalak szerkezetével.
- Nem logikus, inkonzisztens felhasználói felület a portálon.
- Nagy, túl sok információval terhelt főoldal.
- A tartalmakat gyakran kell törölni archiválás vagy indexelés helyett, ami lehetővé tenné a későbbi hozzáférést.
- Gyakori kérések érkeznek a portál megváltoztatására.
WCMS (Webes tartalomkezelő)
A WCMS segítségével lehetővé válik, hogy több és jobb minőségű tartalmat publikálhassunk az Interneten. Egy hatékony WCMS esetén nem azzal kell töltenünk az idő nagy részét, hogy a tartalmakat karbantartsuk, feltöltsük és beillesszük, arra koncentrálhatunk, hogy jó minőségű tartalmat hozzunk létre.
Bulletin Boards (Üzenőfalak)
Szinte minden munkaterület esetén az egyik központi funkció. Az információcsere téma szerint szervezhető, a megfelelő munkaterületekhez rendelhető és minden érintett számára elérhető. Csökken az e-mail forgalom, és a fontos információk egy központi helyen tárolódnak. Az információ gyorsabb elérése és az egyszerű megosztás időt takarít meg a munkatársak számára.
Példák
- Egyszerűbb és gyorsabb kommunikáció
- Hatékonyabb együttműködés
- Megrendelések kezelése
- Jelentések, adatok gyors elérése
Az SN6.0 piaci pozíciója
A piacon jelenleg megtalálható tipikus megoldások két csoportba sorolhatók:
Nagy, összetett és drága rendszerek, amelyek nehezebben használhatóak a felhasználók szemszögéből és nehezebben bővíthetők a fejlesztők számára is, mint ahogy vártuk. A licence költségek viszont a legtöbb esetben a vártnál magasabbak.
Olcsó, nyílt forrású alkalmazások. Ezek általában a világháló koncepciója köré épített rendszerek, sok kényelmes eszközt biztosítanak a Web2.0 stílusú projectekhez, de sajnos legtöbbször nem biztosítanak olyan eszközöket, amelyek a nagyobb méretű, profitorientált vállalatok igényeit elégítik ki. A hiányos vagy elavult dokumentáció megnehezíti ezen megoldások gyors, megbízható testreszabását, a mögöttük álló fejlesztő csoport motiválatlansága vagy a rendelkezésükre álló erőforrások hiánya nem teszi lehetővé, hogy olyan supportot biztosítsanak, amelet a mai IT részlegek elvárhatnak.
A SN6.0 célja, hogy egy könnyen használható, nyílt forrású alternatívát biztosítson, mindazokkal a vállalati funkciókkal együtt, amelyeket a nyílt forrású megoldások általában nélkülöznek.
Vállalati megoldások
Dokumentumkezelés
Klasszikus megoldás: File serverek
Vállalati portál:
Dokumentumtárak
Előnyök:
A dokumentumok könnyen és biztonságosan elérhetők az Interneten keresztül, egy webes felület segítségével. Beépített verziókövetés és központilag adminisztrálható biztonsági rendszer. Jól definiált munkaterületek segítségével az adatok szervezése egyszerűsödik. Az egységes kategorizálási rendszer segíti a dokumentumok megtalálását és a kapcsolódó dokumentumok együttes kezelését.
Keresés
A tartalomkezelőben tárolt tartalmak között gyorsan és egyszerűen kereshetünk egy egységes, felhasználóbarát felületet használva. A keresés kiterjedhet a különféle formátumú dokumentumok (Word, PDF, HTML, stb.) tartalmára és a hozzájuk tartozó metaadatokra.
- Csoportmunka támogatása
- Verziókezelés
- Közös munkaterületek
Ezek tulajdonképpen egy-egy project számára kialakítható mini-portálok.
- Biztonság
- Vállalati infrastruktúra
- A SN6.0 jól skálázható, így megbízhatóan kiszolgálhat különféle méretű szervezeteket.
- SmartBuilding, SmartApplication
- A rendszer könnyen módosítható és bővíthető, jelentősen csökkentve ezzel a portál építési és karbantartási költségeit.
SNCR
- A SNCR alapvető szolgáltatásai:
- Metaadat rendszer, alaptípusok, öröklődés és listák
- Struktúrált tárolás
- Metaadatok indexelése a gyors keresés érdekében
- Linkek, hivatkozások
- Verziókezelés (check in, check out), verziókövetés (version history)
- Hierachikus jogosultságkezelés
- Jogosultsági beállítások delegálhatósága
- Események, feliratkozás eseményre, értesítés eseményekről
- Események, munkafolyamatok (workflow) támogatása
- A tartalmak egyszerű elérhetősége könnyen megjegyezhető URL-eken keresztül
Használat:
Ügyeljünk arra, hogy jól definiált, logikus szerkezetet alakítsunk ki a tartalmak számára, valamint mindig megfelelő neveket is adjunk az egyes tartalmaknak. Ez segítségünkre lesz abban, hogy teljes egészében kiaknázzuk a SNCR lehetőségeit.
Content Expolorer:
A CE segítségével használhatjuk közvetlenül a SNCR szolgáltatásait. Megkönnyíti a tartalmak kezelését, kategorizálását, segíti a tartalmak létrehozását, szerkesztését, törlését, továbbá fontos eszköz a fejlesztők számára is.
A CE a SN6.0 beépített tartalomkezelő eszköze, amelynek kialakításakor a Windows Explorer jól ismert felületét igyekeztünk követni. Az alapötlet az, hogy az egyes ikonok, gombok úgy működjenek, ahogy azt egy tapasztalt felhasználó első ránézésre elvárja.
Fontos különbség, hogy a directoryk fogalma alapvetően eltér a Windows vagy más operációs rendszerek megszokott directory fogalmától. Az SNCR-ben a directory is tartalom, ezen kívül különféle más tartalomtípusok (pl. Site, Page) is képesek directoryként viselkedni. Emiatt nincs ’Create Folder’ gomb a CE-ben. A directory létrehozásához a ’New Content’ (új tartalom) wizard használható.
Néhány, webes alkalmazások esetén szokatlan funkció:
Dupla kattintás: a CE kezeli a dupla kattintást, a Windowshoz hasonlóan file-ok és directoryk nyithatóak meg így.
Többszörös kijelölés: a ctrl és a shift lenyomásával több file is kijelölhető.
Több tartalom feltöltése egy kattintással: a CE segítségével több tartalom is feltölthető egyszerre, néhány egyszerű lépésben.